„Die Lexware-Lösungen schaffen Transparenz in der Buchhaltung und erlauben die schnelle Kontrolle und Auswertung von Informationen. Das alles trägt zu einer enormen Kostenersparnis bei.“

In der gehobenen Gastronomie steht Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt: Qualität, Service und Ambiente müssen immer vom Feinsten sein. Dabei darf der Gastgeber gleichzeitig die betriebswirtschaftliche Kontrolle nie verlieren. Ein schwieriger Spagat zwischen täglichem Papierkram und perfektem Dienst am Kunden, den das Freiburger Schlossbergrestaurant Dattler mit Software-Unterstützung meistert.

Hoch hinaus wollte der Freiburger Küfermeister Johann Georg Dattler, als er mitten in der Freiburger Reblandschaft – über den Dächern der Altstadt - seine Weinwirtschaft "Zum Adlerschloß" erbauen ließ. Heute, fünf Generationen später, ist aus dem Adlerschloß nicht nur das „Schlossbergrestaurant Dattler“, sondern auch ein mittelständisches Unternehmen mit zwei weiteren Tochtergesellschaften geworden. Insgesamt besteht das Unternehmen nun aus der Schlossbergfest Freiburg GmbH, aus der Schlossbergbahn GmbH sowie aus der Schlossbergrestaurant Dattler GmbH.

In den drei Unternehmen sind rund 40 Mitarbeiter fest angestellt. Außerdem werden rund 20 Aushilfskräfte beschäftigt. Firmenchef Jörg Dattler erklärt die Hauptgeschäftsfelder der drei Unternehmensbereiche: „Zum Schlossbergfest, das einmal im Jahr vier Tage lang gefeiert wird, kommen zwischen 10 000 und 20 000 Besucher.“ Organisiert und durchgeführt wird diese Veranstaltung von der Schlossbergfest Freiburg GmbH. Beschäftigt sind drei Geschäftsführer und zehn bis 15 Aushilfen. Um eine bequeme Anreise der Gäste kümmern sich der Betriebsleiter sowie rund vier Aushilfen der zweiten Unternehmung, der Schlossbergbahn GmbH. Die Firma ist für den Betrieb eines Schrägaufzuges vom Stadtgarten auf den Schlossberg zuständig. Genutzt wird dieser Service von rund 120 000 Fahrgästen pro Jahr.

Den größten Teil des Betriebs – vom Umsatz wie auch von der Manpower her – macht die Schlossbergrestaurant Dattler GmbH aus. 36 Mitarbeiter, davon zwölf Auszubildende, sorgen im Restaurant das ganze Jahr über für das Wohl der Gäste. Und sie organisieren auch ganz besondere Events: Dazu zählen das Silvester-Menü, Hochzeits- oder Firmenfeiern sowie das stets schnell ausverkaufte Krimi-Dinner. „Es findet einmal pro Monat statt. Unsere Gäste sind dabei gleichzeitig Theaterpublikum und Statisten, während sie in aller Ruhe und unbehelligt ihr Menü genießen können“, sagt Dattler. Ausverkauft sind die Krimi-Dinner normalerweise innerhalb weniger Tage.

„Wir müssen uns natürlich auch immer etwas einfallen lassen, um attraktiv zu sein und zu bleiben“, so Dattler. Sein Rezept: „Neue Ideen, effizientes Arbeiten und Top-Service“. Vor allem die Personalplanung muss stimmen. „Ist der Service nur kurzzeitig nicht optimal, so kann das langfristige Folgen für das Geschäft haben“, weiß der Gastronom.

Für die Verwaltung der drei Unternehmen setzt Dattler seit Gründung der GmbHs vor fünf Jahren Software von Lexware ein. Ein Kriterium bei der Auswahl der Programme war die lokale Nähe zum Anbieter, gibt Dattler zu. „Lexware war mir als „Freiburger“ Produkt bekannt. Ich habe die Software dann einfach mal ausprobiert und gesehen, wie einfach und unkompliziert sie funktioniert. Unserer Unternehmensstruktur, in der mehrere Firmen mit einem Programm verwaltet werden, kommt natürlich auch die Mandanten- und die Netzwerkfähigkeit entgegen“.

Eingesetzt werden die kaufmännische Komplettlösung Lexware business office pro 2009 und „Kassenbuch“. Im Schlossbergrestaurant nutzt Dattler das Kassenbuch plus die Module: „Arbeitszeiten“, „Fehlzeiten“ und „Urlaubsplaner“ aus Business Office Pro. Das netzwerkfähige Softwarepaket eignet sich darüber hinaus zwar noch für die gesamte Warenwirtschaft, Buchhaltung, Lohnabrechnung und Anlagenverwaltung. Der Firmenchef schränkt jedoch ein: „Der buchhalterische Aufwand in unserem Hauptbetrieb ist so groß, dass die ich Buchhaltung dort outgesourct habe und hauptsächlich auf die Funktionen zur Personalverwaltung zurückgreife.“ Das Kassenbuch wiederum erleichtere die Verwaltung seine Arbeit, „da einzelne Umsätze jetzt einfacherer durch die direkte Kontierung zugeordnet, überprüft und ausgewertet können.“ Dies vereinfache auch die Abstimmung mit der extern geführten Buchhaltung.

Eingearbeitet in das Programm hat sich Datttler ohne fremde Hilfe. „Ich habe eigentlich sofort mit der richtigen Arbeit begonnen. Das hat am Anfang natürlich alles etwas länger gedauert. Aber ich habe schnell gelernt.“ Und bei Fragen stand mir auch der Steuerberater immer gern zur Verfügung.“ Seine Anfangsprobleme: „Das Programm ist wirklich komplex. Doch nachdem ich erkannt habe, wie die Automatismen funktionieren und sie für meine Bedürfnisse spezifiziert hatte, fiel mir die Arbeit mit der Lösung immer leichter.“

In den zwei anderen Teilbereichen des Dattlerschen Familienbetriebs wird die Lexware-Software „für alle denkbaren kaufmännischen Aufgaben“ genutzt. Besonders beliebt: „Faktura sowie Lohn- und Gehalt mit direkter Übertragung in die Buchhaltung“. Und der Buchhalter ist zufrieden. Er bekommt die nötigen Unterlagen ordentlich und übersichtlich. „Das erleichtert die einzelnen Arbeitsschritte schon sehr. Die Buchhaltung ist anschaulich dokumentiert, und Personalplanung sowie Personaldatenverwaltung kinderleicht“, so das Fazit des Chefs.

Fazit: Die Lexware-Lösungen schaffen Transparenz in der Buchhaltung und erlauben die schnelle Kontrolle und Auswertung von Informationen. Das alles trägt zu einer enormen Kostenersparnis bei.

Jörg Dattler | Schlossberg-restaurant Dattler | http://www.dattler.de 

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